1. Veiligheid, uw archief is veilig

Uw archief wordt op een beveiligde 'dedicated server' geplaatst en gekoppeld aan een SSL Certificaat. SSL is een afkorting voor Secure Socket Layer. Net als TLS (Transport Layer Security) is SSL een technologie voor het maken van een geëncrypteerde verbinding tussen een webserver en een internetbrowser. Deze verbinding verzekert dat alle data die tussen uw archief op uw dedicated webserver en de browser wordt verstuurd geheim blijft voor buitenstaanders en niet gestolen kan worden. SSL is een standaard die wordt gebruikt door miljoenen websites voor het beveiligen van online transacties, de encryptie van bijvoorbeeld creditcardgegevens of persoonlijke informatie. 

Ook maken wij van uw gehele archief een backup, afhankelijk van de hoeveelheid updates (hoe vaak u nieuwe materialen erbij gaat plaatsen) zullen wij nieuwe back-ups maken. Deze back-up zal extern worden bewaard, zodat u in geval van nood altijd over uw totale archief kunt beschikken.

Uw archief wordt bovendien op een RAID 1 server geplaatst waardoor de server automatisch een één op één kopie maakt van al uw bestanden. U hoeft zich dus geen zorgen te maken dat uw archief op enige wijze verloren zou kunnen gaan.

2. Veiligheid, u bepaald wie inzage krijgt

Door middel van een geavanceerd online beheersysteem kunt u zelf bepalen 'wie' er in uw archief terecht kan en welke onderdelen de bezoeker in kwestie kan bekijken, bewerken, downloaden en/of een combinatie van deze basismogelijkheden. Als beheerder krijgt u een keurig overzicht van wie u allemaal toegang heeft verschaft en indien gewenst kunt u met één druk op de kop iemand zijn of haar toegang direct ontnemen.

3. Nieuw archief vergroot de duurzaamheid van uw archief

Wanneer wij uw gehele archief digitaliseren betekent dit ook dat elk onderdeel van uw bestaande archief voorzien wordt van een label en per document opgeborgen wordt. Zowel de mappen, de labels als de archiefdozen voldoen aan de huidige ICN-eisen. Dit wil zeggen dat uw documenten in zuurvrije enveloppen worden geplaatst met hierop zuurvrije labels met een unieke code en voorts in zuurvrije archiefdozen worden opgeborgen. Een zuurvrije archiefdoos geeft de garantie dat de archiefstukken kwalitatief niet zullen verslechteren door het verpakkingsmateriaal.

4. Uw digitale bestanden krijgen een flinke opknapbeurt

Veel bedrijven beschikken over beschadigde foto's, filmbeelden, documenten of dia's. Wij digitaliseren niet 'zomaar' uw documenten. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met elk onderdeel uit uw archief. Eerst wordt uw document met een speciale scanner in 48 bit op een zeer hoge resolutie van 2400 DPI (Dots per inch) gescand om daarna teruggebracht te worden naar 600 DPI. Om u een indruk te geven van hoe hoog dit is: om een foto optimaal in een glossy magazine te plaatsen is 300 DPI vereist. Uw uiteindelijke Hi-Res bestanden voldoen dus tweemaal aan deze norm. Na het scannen van alle documenten zal elk document afzonderlijk een opknapbeurt krijgen. U kunt hierbij denken aan het verwijderen van stofdeeltjes, haartjes, scheuren in het document en/of foto, lichtsterkte wordt opnieuw aangepakt en tientallen correcties worden per foto doorgevoerd om beschadigde onderdelen te restaureren. U kunt in ons onderdeel retoucheren zien wat dit met uw documenten doet.

5. Uw documenten zijn online beter benaderbaar

Zowel uw online archief als uw 'vaste' archief zijn beter bereikbaar. U kunt namelijk niet alleen snel en efficiënt uw documenten online terugvinden, de hardcopy documenten zijn net zo makkelijk terug te vinden door de unieke code. Ons systeem zoekt niet alleen 'strikt' op de door u opgegeven criteria. Als u bijvoorbeeld zoekt op uw naam en specifiek op een unieke gebeurtenis kan het zijn dat uw naam opduikt op bladzijde drie van een geschreven document. Ons archief begrijpt dan dat uw zoekresultaat in een complete context gepresenteerd moet worden. Kortom, niet alleen bladzijde 3 maar ook de bladzijdes 1, 2, en 4 en 5 als het om een vijf bladzijden tellend document gaat. U kunt bovendien uw document gewoon online in real time en in de juiste volgorde lezen zonder dat u eerst de bladzijdes afzonderlijk hoeft te downloaden. Omdat de bestanden op zeer hoge resolutie worden gescand kunt u vrij ver inzoomen op het document.

6. Uw archief kunt u zelf uitbreiden

Indien gewenst kunnen wij uw archief updaten, zodat u er zelf geen omkijken naar heeft. U levert alleen uw nieuwe documenten aan en wij zorgen ervoor dat dezelfde zorg (zie punt 4) op deze documenten wordt toegepast. Echter, tot de mogelijkheden behoort ook dat u zelf nieuwe bestanden opknapt of besluit dit niet te doen en de bestanden direct in uw archief plaatst. Tot de mogelijkheden bestaat ook dat u uw archief geheel zelf beheert op uw eigen dedicated server. 

7. Maatwerk

Een belangrijke reden waarom wij Archief versie 1.0 geheel zelf hebben ontworpen en gebouwd is om u en onszelf de garantie te kunnen geven dat in de toekomst specifiek gewenste uitbreidingen mogelijk zijn. Niet alleen wij als eigenaar van dit product evalueren voortdurend nieuwe potentiële mogelijkheden om het systeem uit te breiden, u kunt ook zelf specifieke wensen en/of aanpassingen voorstellen. Om het archief op maat te kunnen opleveren, hebben wij het systeem in modules opgebouwd. Zo kunt u in de nabije toekomst zelf bepalen of u uw archief wenst uit te bereiden met specifieke nieuwe add-ons. Voor sommige add-ons geldt geen eenmalig geldbedrag, voor deze (gratis) updates zullen wij niets in rekening brengen. Voor grote (nieuwe) onderdelen geldt wel een eenmalige kostprijs maar alleen als u ervoor kiest die dienst af te nemen.

8. Scherpe tarieven hoge service

U zult zien dat ondanks dat het digitaliseren van een compleet archief dit veel productietijd kost de totale kosten zeer scherp gesteld worden. Vanzelfsprekend geldt voor de totale kosten dat dit afhankelijk is voor de grootte van het archief alsmede de complexiteit van de betreffende documenten. Zeer zwaar beschadigde documenten vergen nu eenmaal meer aandacht c.q. tijd en dit gaat vaak gepaard met extra kosten. Om te voorkomen dat u meer betaald dan gewenst werken wij met vaste projectprijzen. Hier hebben alle partijen baat bij. 

9. Films online bekijken

Het is mogelijk om filmmateriaal te archiveren.

10 Future proof

Zoals eerder aangekaart worden er regelmatig back-ups gemaakt van uw archief waarna de back-up veilig wordt opgeborgen. Ook wordt uw gehele archief één op één opgeslagen op een interne tweede schijf van uw dedicated server.